Si t'i përgjigjeni një ftese për intervistë. Si të shkruani në mënyrë efektive një ftesë për një intervistë

Një letër konfirmimi është një mesazh nga një person te tjetri se marrëveshjet e arritura më parë janë pranuar plotësisht. Në të njëjtën kohë, kjo është një shprehje mirënjohjeje për bashkëpunimin tuaj (blerje, rezervim). Në mjedisin e biznesit, është zakon të përfundoni çdo transaksion, ose fazën e tij individuale, me konfirmim me shkrim, pasi ky është pasardhësi elektronik i "fjalës së ndershme të tregtarit".

Një letër konfirmimi e zakonshme në një mjedis biznesi shërben jo vetëm si një mirësjellje, por edhe si një dokument plotësisht zyrtar. Nga këndvështrimi i së drejtës civile, një email konfirmimi është një dokument zyrtar që vendos me shkrim marrëveshjet e arritura më parë midis dy palëve.

Rastet në të cilat shkruhet dhe dërgohet një letër konfirmimi

Një letër konfirmimi ka shumë qëllime dhe funksione të tjera.

Temat e njohura përfshijnë:

marrja e një porosie/pagese;
miratimi i ndryshimeve të vogla në marrëveshjet e arritura më parë - veçanërisht në sektorin e shërbimeve dhe turizmit;
duke rënë dakord për një takim (në të njëjtën kohë - një kujtesë e përshtatshme për aplikacionet e menaxhimit të kohës).

Qëllimi kryesor i çdo lloj letre konfirmimi është marrëveshja reciproke e dy palëve për marrëveshjen e arritur dhe për kushtet individuale të saj. Si rregull, të gjitha kushtet e transaksionit (ose marrëveshjes tjetër) përmenden në letrat e mëparshme për të njëjtën temë. Është e përshtatshme të kesh të gjitha kushtet dhe nuancat e dakorduara në një dokument të vetëm, veçanërisht gjatë korrespondencës afatgjatë me shumë mesazhe.

Në shumë raste, një letër konfirmimi shërben edhe si provë vizuale, e përshtatshme për të dyja palët, në mosmarrëveshjet me temën "nuk u pajtuam ashtu!" Nuk po flasim as për tentativa për një transaksion të padrejtë, por për gjëra të vogla si data dhe ora e caktuar dhe kushte të tjera të vogla.

Pse është vërtet i nevojshëm një mesazh konfirmues, edhe në situata të dukshme? Mos harroni se si, pas një detyre të gjatë, kompjuteri i raporton me gëzim pronarit për përfundimin e tij: "Gjithçka është gati, klikoni OK për të vazhduar". Ky është gjithashtu një lloj konfirmimi, megjithëse nga sfera e IT. Një gjë e tillë mezi e dukshme ju lejon të shpërndani mbetjet më të vogla të dyshimit - gjithçka është me të vërtetë gati; nuk është thjesht një pauzë në një proces të gjatë. Kjo është finalja për të cilën po përpiqeshin të dyja organizatat kontraktuese. Një letër konfirmimi është po aq e nevojshme sa një pikë në fund të një fjalie.

Logoja e korporatës është një pjesë e detyrueshme e formatit të konfirmimit "letër". Përveç komponentit të marketingut të logos, është një shenjë e zyrtaritetit. Të dhëna të tjera të kërkuara janë emri i plotë i dërguesit dhe marrësit, adresat dhe numrat e telefonit.

Në sferën elektronike, gjithçka është thjeshtuar qëllimisht. Megjithëse mesazhet e postës elektronike mund të plotësohen me një imazh me kokë dhe fontet shumëngjyrëshe të të gjitha nuancave, letra të tilla nuk pranohen shumë nga biznesmenët dhe profesionistët. Opsioni më i mirë është teksti i thjeshtë i thjeshtë pa asnjë frill. Nëse është e nevojshme, shkronjat e theksuara, të nënvizuara ose të pjerrëta janë të pranueshme. Nëse marrësi ndodhet jashtë vendeve rusisht-folëse, është më mirë të ndryshoni thonjëzat "" në thonjëza të dyfishta "" dhe të përdorni ikonën hash # në vend të simbolit të numrave Nr.

Pjesë e mirëseardhjes

Gjuha ruse "I dashur ..." në anglisht tingëllon si "I dashur ...". Edhe pse ky nuk është një përkthim fjalë për fjalë, është fjala që përdoret zakonisht në korrespondencë.

Nëse korrespondenca ka zgjatur tashmë për ca kohë, atëherë nuk ka gjasa që të përdorni fjalën tepër të sjellshme "Mr/Madam". Është më mirë ta thërrisni personin me emër, pa përmendur mbiemrin. Duket pak më pak formale, por, në shumë raste, më e ngrohtë dhe e sinqertë. Rregulli bazë është të thërrisni një person ashtu siç do t'i drejtoheshit atij në një bisedë me gojë ose në telefon.

Dhe pak më shumë për korrespondencën në gjuhën angleze: Mr./Mrs./Ms. - ekskluzivisht me shkronjë të madhe, në formën e shkurtesës dhe me një pikë në fund të saj. Nëse i drejtoheni një gruaje që nuk e njihni mirë dhe statusi martesor i së cilës ju është i panjohur, duhet të përdorni fjalën znj.

Pjesa kryesore e letrës së konfirmimit

Gjëja më e mirë për letrat e konfirmimit është se ato janë koncize dhe koncize. Nuk ka nevojë të renditni përsëri kushtet - mjafton thjesht të konfirmoni të gjitha marrëveshjet e mëparshme. Fjalitë hyrëse janë të tepërta, detajet nuk janë të rëndësishme. Në fjalinë e parë tregojmë natyrën konfirmuese të mesazhit. Ndoshta, për lehtësinë e bashkëbiseduesit, do të jenë të dobishme disa detaje - data dhe ora e ngjarjes, kushte të tjera që ai duhet të përmbushë.

Fjalia e parë ideale duhet të fillojë me këto ose fraza të ngjashme:

Dua të konfirmoj...
Kjo letër konfirmon...
Unë konfirmoj...

Nëse marrëveshja nënkupton përmbushjen nga ana e klientit të disa kushteve/detyrimeve shtesë, ia vlen të kujtojmë për këtë pa frikë se do të duken të lodhshme. Është madje e pranueshme që të kërkohet një konfirmim "përgjigje".

Pjesa e fundit para lamtumirës dhe informacioni i kontaktit është një ofertë për t'ju kontaktuar lirisht ju (ose një punonjës tjetër të kompanisë) në rast të ndonjë keqkuptimi. Do të ishte e dobishme të sqaroheshin numrat e telefonit dhe adresat për raste të tilla. Besimi shtesë i klientit është një veprim i zgjuar marketingu.

Pjesa e fundit

Sinqerisht,
Urimet më të mira,
Faleminderit,
e kështu me radhë.

Një partner biznesi për një kohë të gjatë do ta vlerësojë patjetër një fund më të ngrohtë si "Fundjavë e mirë për ju - ka qenë një javë e vështirë, por është gjithmonë një kënaqësi të flas me ty". Ju nuk duhet të shkruani fraza të gjata - mjafton një aluzion i butë i një "shtrëngimi duarsh elektronike" së bashku me një buzëqeshje të sjellshme.

Emri së bashku me mbiemrin dhe pozicionin pas kësaj rreshti. Akordi i fundit i një letre të saktë konfirmimi janë detajet e kontaktit, edhe nëse ato janë tashmë të njohura për partnerin e biznesit.

Gabime gjatë shkrimit të një letre

Përveç rregullave për shkrimin e një letre konfirmimi, ne do të shqyrtojmë gabimet kryesore kur e përpilojmë atë:
Familjaritet i tepruar në vend të entuziazmit të sinqertë dhe tonit të sjellshëm. Është e pranueshme të përshëndesni bashkëbiseduesin tuaj me fjalën më pak formale "I dashur Sergej" në vend të "I dashur zoti Sergei Ivanov". Por nuk mund të përkulesh te "Seryozha".
Referim i vazhdueshëm për ju me shkronjë të madhe. Ata që dinë shumë për ndërlikimet e filologjisë do të buzëqeshin me përbuzje ndaj këtij gabimi të zakonshëm stilistik; Për ata që nuk e dinë, gjëra të tilla të vogla zakonisht nuk janë të rëndësishme.
Mesazhi shumë i gjatë, pjesë hyrëse e tepruar. Të gjitha kushtet tashmë janë diskutuar - ne po flasim vetëm për konfirmimin e tyre.
Mungesa e entuziazmit. Edhe një mesazh rreptësisht formal konfirmimi duhet të hollohet me një shfaqje delikate ngrohtësie. Një pikëçuditëse pas finales "Faleminderit!" është në gjendje të tregojë natyrën shpirtërore të shkrimit të një letre të zakonshme. Në fund të fundit, puna është më afër përfundimit se kurrë. Është e dobishme për ju, përndryshe pse ju duhej ta bënit atë?

Shembuj të letrave të konfirmimit

Modeli universal i letrës së konfirmimit

Një model i përshtatshëm për të gjitha rastet - nga konfirmimi i pagesës deri te një letër falënderimi që njofton se transaksioni është përfunduar. Pjesët e tepërta mund të hiqen.

_______ (data e)

_______ (adresë)
I dashur _________,

Me këtë letër dua të konfirmoj se marrëveshjet tona në korrespondencë janë plotësisht të vlefshme, si dhe _______________________.

Si kujtesë, duhet _______________ deri në (datë) për të filluar procesin.

Nëse keni ndonjë pyetje, ju lutemi kontaktoni në numrat e mëposhtëm të telefonit: (telefon)
Ju lutemi konfirmoni edhe një herë se jeni dakord me të gjitha termat dhe kushtet.

Sinqerisht,
Emri i plotë, pozicioni, emri i organizatës,
Detajet e kontaktit.

Konfirmimi i rezervimit të shërbimeve të udhëtimit

Duhet t'i kushtoni vëmendje një detaji që është jashtëzakonisht i rëndësishëm për të gjithë itinerarin: menaxheri kërkoi edhe një herë orën e mbërritjes së turistit dhe numrin e fluturimit. Një truk i mirë marketingu është të kërkoni një numër telefoni "për çdo rast". Tani turisti do të ndihet pak më i sigurt në një vend të panjohur.

I dashur ___,

Me këtë mesazh konfirmoj se itinerari juaj turistik është plotësisht i rezervuar sipas korrespondencës sonë. Rruga do të fillojë me takimin tuaj në aeroport në ___. Numri i fluturimit: ___, mbërritja në xx:xx (data). Shoferi do t'ju çojë në hotel, pastaj gjithçka do të jetë sipas programit.

Në rast të ndonjë problemi, ju lutem më telefononi në: _____. Unë rekomandoj të mbani numrin tim të telefonit. Edhe pse marrja juaj nga aeroporti dhe shërbimet e tjera janë konfirmuar plotësisht, ju mund të më kontaktoni nëse keni ndonjë pyetje.

Ju uroj një udhëtim të suksesshëm dhe stafi ynë do të bëjë të pamundurën për ta bërë atë të këndshëm.

Ju lutemi konfirmoni përsëri numrin tuaj të fluturimit dhe orën e mbërritjes.

Urimet më të mira,
Emri, pozicioni, emri i kompanisë.
Detajet e kontaktit.

Shembull i një letre që konfirmon një takim biznesi

Një letër konfirmimi e shkurtër por e përmbledhur për një takim pune (intervistë).

I dashur ___,

Mezi pres takimin tonë, të cilin, siç e mbani mend, e keni caktuar për (datë). Unë do të jem në zyrën tuaj në (kohë) në (adresa) për t'u takuar me ju ose kolegët tuaj. Faleminderit për mundësinë për t'u takuar.

Nëse është e nevojshme të shtyhet takimi ynë, ju lutem më njoftoni me e-mail ose me telefon (telefon).

Sinqerisht,
Emri i plotë, pozicioni, kompania.

Me shumë mundësi, duke qenë se jetojmë në epokën e teknologjisë moderne, një ftesë do t'ju dërgohet me email, përmes rrjeteve sociale ose shërbimeve speciale të kërkimit të punës. Prandaj, pyetja e parë që lind është se si t'i përgjigjeni një ftese për një intervistë me email?

Meqenëse duhet të jeni absolutisht perfekt në çdo gjë përballë një punëdhënësi të mundshëm, duhet të dini se sa të prisni përpara se të përgjigjeni në mënyrë që të lini përshtypjen më të këndshme për veten tuaj.

Ose ndoshta duhet të përgjigjeni sa më shpejt që të jetë e mundur?

Jo, duhet të prisni të paktën një ditë ose gjysmë dite pasi të keni lexuar këtë mesazh. Në këtë mënyrë ju do t'i tregoni specialistit të departamentit të burimeve njerëzore se nuk jeni një person i zakonshëm pa punë dhe perspektivë që rrëmben çdo mundësi, por një i ri serioz që mund të jetë edhe i zënë.

Kjo do të thotë, nëse e lexoni letrën e ftesës në fillim të ditës, atëherë përgjigjuni vetëm në mbrëmje, dhe nëse keni marrë një përgjigje në fund të ditës, shtyjeni përgjigjen deri në mëngjesin e ditës tjetër. Kjo jo vetëm që do të tregojë se jeni serioz, por gjithashtu do t'ju japë pak kohë për të menduar nëse keni nevojë për këtë vend.

Edhe kjo gjysmë dite që ju ka mbetur do t'ju ndihmojë shumë të mendoni për vendin e lirë, sepse me shumë mundësi, nëse pozicioni është i përgjegjshëm dhe fitimprurës, do t'i kaloni në kokë dhjetëra herë kushtet e ofruara nga punëdhënësi me idetë tuaja për vendi ideal per te punuar.

Dhe nëse ka dy ose më shumë propozime, atëherë do të shpenzoni pothuajse të gjithë kohën e caktuar për të menduar duke i krahasuar edhe më shumë, sepse punët ideale nuk ekzistojnë dhe të gjitha, në një mënyrë apo tjetër, kanë disa disavantazhe, ndër të cilat do t'ju duhen për të zgjedhur më pak të neveritshmin.

Mundohuni të gjeni sa më shumë komente dhe informacione të përgjithshme për kompaninë që të jetë e mundur jo vetëm për të vendosur nëse do të shkoni për një intervistë, por edhe për të shmangur telashet gjatë intervistës.

Si të aplikoni?

Në çdo rast, pavarësisht nëse aplikoni apo jo, duhet të shkruani një letër për të lënë përshtypje të mirë për veten tuaj, edhe nëse nuk dëshironi të punoni për këtë kompani - një reputacion i mirë midis rekrutuesve është gjithmonë i rëndësishëm.

Një përgjigje pozitive

Nëse jeni të kënaqur me gjithçka, thjesht firmosni që keni marrë letrën dhe do të vini në intervistë në kohën e caktuar (do të mësoni se çfarë të bëni nëse jeni vonë dhe si ta ricaktoni saktë intervistën nëse është e nevojshme).

Është e rëndësishme të theksohet se megjithëse letra duhet të jetë mjaft serioze, ajo nuk duhet të përmbajë ndonjë zyrtar të thatë, pasi kjo do të largojë menjëherë specialistin që zhvillon intervistën nga ju.

Por sigurisht, përpiquni të shkruani pa familjaritet, pasi nuk jeni ende të afërm apo miq të ngushtë për të komunikuar kështu.

Përgjigje ndaj një ftese për intervistë, mostër:

“E nderuar Lyudmila Vladlenovna [Vendosni emrin e personit të cilit po i shkruani përgjigjen në vend të emrit],

Mora letrën tuaj. Faleminderit per ftesen. Do të jem patjetër në intervistë në orën e caktuar.

Sinqerisht,

Siç mund ta shihni, një përgjigje e mirë që me siguri do të lërë një përshtypje të fortë te intervistuesi juaj nuk është aspak e vështirë. Çështja, natyrisht, nuk është se ky tekst ka një lloj kuptimi magjik, larg tij.

Vetëm shumica e aplikantëve nuk shkruajnë fare letra përgjigje, dhe një numër i konsiderueshëm i aplikantëve për punë zakonisht, edhe nëse e dinë nevojën për të shkruar diçka, zakonisht dërgojnë letra të mëdha të mëdha me detaje të panevojshme, falënderime, e kështu me radhë.

Në sfondin e gjithë kësaj, do të dukeni të paktën të paraqitshëm.

Përgjigje negative

Mirë, nëse nuk ju pëlqeu diçka në ofertën e punës, atëherë ndoshta nuk duhet të shkruani asgjë, apo jo?

Në fakt, edhe në këtë rast, nuk duhet të largoheni "në anglisht".

Në fund të fundit, ju keni ende një shans për të marrë kushtet e punës që ju nevojiten, ose të paktën të lini një përshtypje të qëndrueshme, sepse shumë kompani, veçanërisht kompanitë e rekrutimit, punojnë shumë ngushtë me njëra-tjetrën dhe munden, nëse ju lënë një përshtypje të mirë, ju rekomandoj dikujt tjetër, një ditë

Kështu që, çfarë duhet të shkruani në një letër refuzimi? ose një shembull tjetër i një përgjigjeje ndaj një ftese për intervistë:

“Përshëndetje, Lyudmila Vladlenovna [Vendosni emrin e personit të cilit po i shkruani përgjigjen në vend të emrit. Siç mund ta shihni, fillimi është plotësisht identik].

Kam marrë ftesën tuaj, por nuk mund ta pranoj. Puna është se unë nuk jam i kënaqur me [Këtu listoni gjithçka që nuk ju pëlqeu në ofertën e punës]. Do të isha i lumtur të merrja [Këtu, rendisni gjithçka që dëshironi përtej asaj që thuhet në ofertën e punës]. Mezi pres bashkëpunimin tonë.

Sinqerisht,

[Emri, mbiemri, nënshkrimi dhe data juaj]"

Nuk mund të garantoj që edhe pas një përgjigjeje të tillë pothuajse ideale, disa kushte do të përmirësohen për ju ose do të ndodhë diçka fare, por gjasat për një rezultat të favorshëm për ju, kur nuk do të mbeteni thjesht një person i padukshëm që është shkrirë me gri. masa e aplikantëve, është jashtëzakonisht e lartë.

Çfarë nuk duhet bërë?

Gjëja kryesore është të mbani mend se në një letër të tillë nuk duhet t'i lejoni vetes të jeni shumë të njohur: jini të njohur, bëni shaka, përdorni zhargone të ndryshme dhe gjithashtu shani fjalë. Mundohuni të mos përdorni një numër të madh epitetesh dhe gjithashtu mos derdhni ujë, sepse një specialist tipik i burimeve njerëzore nuk ka shumë kohë për të lexuar kryeveprën tuaj letrare.

Shpresoj se ky artikull do t'ju ndihmojë të përgatiteni mirë për kërkimin tuaj të punës së ëndrrave, sepse tani ju e dini qartë se çfarë të përgjigjeni kur jeni të ftuar në një intervistë. Gjëja kryesore është të mbani mend se edhe nëse nuk jeni pranuar për një punë, provoni një tjetër dhe do t'ia dilni!

Kërkimi i një pune është një pjesë e rëndësishme e rrjetëzimit, duke ndërtuar një rrjet kontaktesh të dobishme biznesi.

Reputacioni i aplikantit të kontaktit do të ndihmojë në krijimin e marrëdhënieve afatgjata. Prandaj, edhe nëse oferta nuk është interesante, është e nevojshme të hartoni një përgjigje të sjellshme ndaj punëdhënësit ndaj ftesës së tij.

Si t'i përgjigjeni saktë ftesës së një punëdhënësi për një intervistë?

Shihni shembuj të përgjigjeve të aplikantit ndaj ftesës së një organizate më poshtë.

Shpesh, një punëkërkues dëgjon një ftesë për një takim nga një punëdhënës përmes telefonit. Në këtë rast, duhet të falënderoni me mirësjellje për thirrjen dhe vëmendjen e treguar dhe t'i përgjigjeni telefonuesit të vërtetën për mundësinë e ardhjes në orën e caktuar.

Duhet të dëgjoni datën dhe orën që cakton rekrutuesi. Nëse kjo kohë nuk është e përshtatshme, duhet të flisni menjëherë për të dhe të vendosni një kohë më të përshtatshme për të dyja palët. Shtyrja e një interviste është një dukuri normale; punëdhënësi nuk do të ofendohet nga përgjigjja e sinqertë e aplikantit se ai mund të vijë një ditë ose në një kohë tjetër.

Një shembull i një bisede telefonike është paraqitur më poshtë:

Si të përgjigjeni saktë me email?

Puna e madhe që bën një rekrutues nuk e lejon atë të kujtojë çdo kandidat, por duke marrë parasysh teknologjinë moderne, kjo nuk kërkohet më.

Faqet e punës i ofrojnë rekrutuesit mundësinë për të lënë komente për çdo rezyme, të cilat do të jenë të disponueshme vetëm për punonjësit e kompanisë.

Për më tepër, mjetet moderne të automatizimit të përzgjedhjes ju lejojnë të bëni shënime të rëndësishme, për shembull, se cilat oferta janë të rëndësishme për secilin aplikant, nëse ai është gati të lëvizë dhe çfarë niveli motivimi po shqyrton.

Nëse shfaqet një vend vakant i ri, një përzgjedhje e rezymeve të tilla është gjëja e parë që bën specialisti i përzgjedhjes.

Prandaj, injorimi ose përgjigja tepër ekspresive ndaj një oferte pune dhe ftesës për një intervistë do të ishte një gabim, edhe nëse duket e parëndësishme për pritjet.

Shembuj të pëlqimit

Përgjigja e aplikantit ndaj ftesës duhet të jetë në përputhje me rregullat e etikës së biznesit dhe mund të tingëllojë si kjo:

Shembull i pëlqimit për një ftesë për një intervistë:

"Mirembrema! Faleminderit per ftesen! Pozicioni që ju propozoni është interesant për mua. Do të jem i lumtur t'i diskutoj detajet në një takim personal. Konfirmoj datën dhe orën e deklaruar të intervistës.”

Nëse data nuk është specifikuar, atëherë punëdhënësi është i gatshëm t'i japë aplikantit të drejtën për ta përcaktuar atë. Në këtë rast, ju mund të sugjeroni një interval kohor:

“Kam mundësi të takohem më 15.01.2019 dhe 16.01.2019 pasdite.”

Shembull i një përgjigjeje me email:

Shembuj të refuzimit të një takimi

Përgjigja ndaj punëdhënësit mund të jetë jo vetëm pozitive, por edhe negative.

Është shumë e mundur që aplikanti të mos jetë i interesuar për vendin e lirë të propozuar, dhe ai nuk dëshiron të vijë për një intervistë. Në këtë rast, punëdhënësi duhet t'i përgjigjet ftesës së tij me një refuzim të arsyeshëm dhe të sjellshëm.

Refuzimi i mostrës nga një ftesë për një intervistë:

"Mirembrema! Faleminderit për ftesën dhe interesimin për përvojën time! Fatkeqësisht, më duhet ta anuloj takimin, pasi kërkimi i një pune nuk është i rëndësishëm për mua tani. Nëse lind një nevojë e tillë, do të jem i lumtur të vazhdoj bashkëpunimin!”

Nëse marka e punëdhënësit është interesante, por oferta nuk i plotëson pritjet për sa i përket nivelit të autoritetit, të ardhurave ose pikave të tjera, mund ta tregoni këtë edhe në letrën e përgjigjes dhe të përgjigjeni si më poshtë.

Shembull i një refuzimi të justifikuar:

"Mirembrema! Faleminderit për ftesën dhe interesimin për përvojën time! Kompania Eurostar është shumë tërheqëse për mua si punëdhënës. Por detyrimet që kam ndaj familjes më detyrojnë të refuzoj ofertën. Për momentin nuk kam mundësi të udhëtoj për një kohë të gjatë në udhëtime pune. Do të jem i lumtur të konsideroj vendet e lira në orar nga ora 9.00 deri në 18.00.”

Nëse vendi i lirë nuk është interesant, kjo nuk përjashton rrjetëzimin. Përkundrazi, menaxheri i burimeve njerëzore do të jetë mirënjohës për rekomandimet e një kandidati cilësor dhe do të bëjë një shënim besnikërie ndaj kompanisë.

Shumë kompani kanë programe të veçanta referimi, pjesëmarrja në të cilat mund të sjellë të ardhura shtesë.

Ju mund të deklaroni gatishmërinë tuaj për të ndihmuar me një letër dhe mund të përgjigjeni kështu.

"Mirembrema! Faleminderit për ftesën dhe interesimin për përvojën time! Fatkeqësisht, më duhet ta anuloj takimin, pasi kërkimi i një pune nuk është i rëndësishëm për mua tani. Jam i gatshëm t'ju rekomandoj një specialist me kompetenca dhe përvojë pune të ngjashme.”

Ricaktimi i një takimi

Ka situata kur koha e takimit duhet të riplanifikohet. Etiketa sugjeron që një telefonatë është e përshtatshme vetëm në raste urgjente.

Në raste të tjera, kërkesa për të ricaktuar intervistën mund të deklarohet me një letër; shikoni se si mund t'i përgjigjeni ftesës në këtë rast më poshtë.

Përgjigja ndaj një ftese që ricakton intervistën:

“Maria, mirëdita! Ne ramë dakord për një intervistë nesër, më 15 shkurt në orën 14.00. Për shkak të ngarkesës së madhe, ju kërkoj që takimi të ricaktohet për të hënën, më 20 shkurt në të njëjtën kohë. Jam gati të shqyrtoj opsione të tjera javën e ardhshme. Do të doja të konfirmoja interesimin tim për pozicionin dhe të kërkoj falje për çdo shqetësim që mund të shkaktojë kjo.”

Në të gjitha rastet, përgjigja ndaj ftesës së një punëdhënësi për intervistë duhet të jetë koncize dhe të mos përmbajë informacione që nuk kanë lidhje me temën.

Për shembull, nëse një transferim ose refuzim lidhet me rrethana personale, nuk duhet t'i tregoni menaxherit të burimeve njerëzore të gjitha detajet, mjafton një mesazh i sjellshëm dhe i matur.

Një ftesë për një intervistë është një lloj kartëvizite e kompanisë.

Çdo organizatë është e lirë ta dizajnojë atë në mënyrën e vet.. Nuk ka asnjë kanun të përgjithshëm për përbërjen.

Por, nëse kompania që ka hapur konkursin pozicionohet si një punëdhënës serioz dhe u bën kërkesa të larta aplikantëve, atëherë ajo vetë duhet t'i qaset çështjeve të punësimit me shumë kujdes dhe të respektojë rreptësisht etiketën e biznesit.

Përshtypja e parë e një punonjësi potencial për një punëdhënës formohet nga komunikimi me një rekrutues. Forma e saktë e ftesës, teksti unik i adresës, i gjithë procesi i komunikimit - çdo detaj i vogël është i rëndësishëm në gjetjen e punonjësit ideal.

Si është formatuar?

Një ftesë për një intervistë duket ndryshe në varësi të rrethanave.:

të shkruara;
gojore;
me mesazh SMS.

Ekziston vetëm një kërkesë: dizajni mbahet në një stil të rreptë biznesi, teksti është lakonik dhe i besueshëm.

Gabimet drejtshkrimore nuk lejohen. Nëse teksti i ftesës nuk i lë mbresa të dyfishta kandidatit dhe është i vështirë për t'u perceptuar, kjo është një ftesë e keqe. Duhet të zëvendësohet.

Ftesat shabllone nuk janë një opsion për një organizatë serioze. Është më mirë t'i marrësh si mostër dhe t'i ripunosh, duke shtuar përmbajtje unike.

Si të hartoni një letër?

Sipas rregullave të pranuara përgjithësisht, ftesa përmban informacionin e mëposhtëm:

Emri i kompanisë.
Adresa e organizatës ku do të zhvillohet intervista, duke treguar numrin e zyrës. Nëse udhëtimi është i vështirë, ia vlen të vizatoni një hartë të rrugës për të udhëhequr aplikantin.
çfarë duhet në takimin e parë: rezyme, diploma, libër pune, pasaportë etj.
Data dhe ora specifike.
Detajet e kontaktit të rekrutuesit.
Një lidhje në faqen e internetit të organizatës në mënyrë që kandidati të njihet me specifikat e mundshme të punës.

Vlen të tregohet titulli i pozicionit dhe paga e propozuar. Aplikanti është i ftuar njëkohësisht në vende të ndryshme. Kjo e bën më të lehtë për të që të vendosë për ofertën dhe rekrutuesi nuk do të humbasë kohë duke pritur nëse kandidati papritmas vendos të mos vijë.

Ftesa përmban të gjithë informacionin e nevojshëm. Pasi ta lexojë, kandidati duhet të kuptojë se kush e ftoi, ku, në cilën orë ishte caktuar takimi etj.

Shembull i ftesës:

I dashur Zakhar Petrovich!

Kompania Stroystil LLC ka marrë një përgjigje nga ju për konkursin “Programues”. Ne e kemi shqyrtuar me kujdes CV-në tuaj. Ne besojmë se njohuritë dhe përvoja juaj plotësojnë kërkesat tona të deklaruara.

Ju ftojmë të bëni një intervistë me një specialist të Burimeve Njerëzore në datën 1 Gusht 2016 ora 15.00 në adresën: Ufa, rr. Pushkina, 201, zyra 5.

Ju lutemi sillni me vete një kopje të CV-së dhe pasaportës.

Nëse keni ndonjë pyetje shtesë, ju lutemi telefononi ****.

Sinqerisht, specialiste e burimeve njerëzore të Stroystil LLC Ekaterina Khisaeva

Si të ftoni?

Nga telefoni

Një ftesë për një intervistë telefonike është më e përshtatshme për një rekrutues. Por për aplikantin mund të paraqesë një sërë vështirësish.

Ndonjëherë thirrja e punëdhënësit vjen në një kohë krejtësisht të papërshtatshme, për shembull, gjatë udhëtimit me transport publik.

Ndonjëherë nuk keni një stilolaps dhe letër në dorë dhe nuk ka ku të shkruani informacione për vendndodhjen e organizatës.

Si të ftoni saktë për një intervistë telefonike? Rekrutuesi duhet t'i përmbahet një skenari të caktuar kur shpreh një ftesë për një intervistë.

Mënyra më e përshtatshme është të krijoni një mostër ftese për një intervistë telefonike, një skenar të veçantë bisede.

Prezantoni veten duke treguar organizatën tuaj, emrin dhe pozicionin tuaj.
Pyesni nëse është e përshtatshme për aplikantin të flasë. Nëse jo, atëherë shtyjeni bisedën për një kohë të mëvonshme.
Tregoni qëllimin e thirrjes suaj (Për shembull, ju iu përgjigjët pozicionit tonë të lirë “Sekretar”. CV-ja juaj na interesoi dhe ne dëshirojmë t'ju ftojmë për komunikim personal).
Nëse kandidati është dakord, jepni adresën. Nuk do të ishte gabim të sqarohej se cilat rrugë duhet t'i drejtoheni organizatës duke pyetur fillimisht aplikantin nga cila pjesë e qytetit do të udhëtojë. Jepni udhëzime për ta bërë më të lehtë për të gjetjen e institucionit që kërkon.
Specifikoni listën e dokumenteve që duhet të merrni me vete.

Nëse organizata ka një sistem kalimi, ia vlen të paralajmëroni aplikantin për këtë paraprakisht, në mënyrë që ai të llogarisë kohën e nevojshme për lëshimin e një lejeje dhe të mos vonohet për takimin.

Rekrutuesit me përvojë patjetër do të pyesin nëse gjithçka është e qartë për bashkëbiseduesin. A ka ai ndonjë pyetje në lidhje me temën?

Kur ftoni me telefon, duhet të jeni të përgatitur për t'iu përgjigjur pyetjeve shtesë nga kandidati. Pavarësisht se sa e çuditshme mund të duket pyetja, rekrutuesi duhet t'i përgjigjet brenda kompetencës së tij, duke mbajtur një ton miqësor.

Duke shkruar një letër

Ftesa duke shkruar një letër kërkon shumë kohë dhe përdoret në raste të jashtëzakonshme.

Më shpesh, kjo metodë përdoret kur komunikoni me aplikantë nga rajone të tjera ose kur kërkoni specialistë në profesione të rralla që kërkojnë një qasje të veçantë, individuale.

Me e-mail

Për të paraqitur organizatën nga ana e saj e favorshme dhe për të marrë punonjësin ideal, nuk mjafton vetëm një ftesë e shkruar mirë. Intervista në vetvete duhet të jetë e strukturuar saktë dhe përgjigjet e kandidatit në intervistë duhet të vlerësohen saktë. Publikime të tilla do t'i ndihmojnë rekrutuesit të bëjnë gjithçka siç duhet.

Nevoja për të hartuar një ftesë për një intervistë lind për punëdhënësit si në përgjigje të një rezyme të dërguar për një vend të lirë pune, ashtu edhe kur kërkojnë në mënyrë të pavarur një specialist të vlefshëm, për shembull, duke përdorur një bazë të dhënash të rezymeve të aplikantëve. Një rekrutues mund të ftojë një punonjës duke telefonuar, shkruar një email ose duke dërguar një SMS - mostrat e kërkuara mund të shihen më poshtë.

Mënyra më e përshtatshme dhe më e shpejtë është një telefonatë. Ndonjëherë ajo kopjon përgjigjen elektronike në emailin e aplikantit. Një ftesë me email dhe SMS nuk është gjithmonë e justifikuar, pasi nuk garanton mbërritjen e saktë të aplikantit në takim, reagimi i personit nuk është i parashikueshëm, ndoshta ky vend i lirë nuk është më i rëndësishëm për të, por rekrutuesi nuk do të dijë për të.

Vlerësimi i aplikantit për propozimin ndodh tashmë në fazën e ftesës për vendin vakant.

Shumë rekrutues përballen me një situatë ku një kandidat injoron letrat e ftesës ose, më shpesh, nuk paraqitet për një intervistë. Në vend që të fajësoni kandidatin se nuk është i detyrueshëm, ia vlen të analizoni ftesën për gabime.

Kur poston një CV, kandidati ka mundësinë të tregojë metodën e tij të preferuar të komunikimit (telefon ose email) dhe një kohë të përshtatshme për të telefonuar.

Nëse ai nuk është në kërkim aktiv për punë dhe gjendet nga HeadHunting ose Executive Search, atëherë është e pranueshme përdorimi i rrjeteve sociale (Facebook, LinkedIn) ose komunikuesve (Telegram, Viber).

Mund të dërgoni një ftesë SMS përmes telefonit, por preferohet një telefonatë ose email personal.

Duhet patjetër t'ia dërgoni menjëherë përgjigjen punëdhënësit; kjo do të tregojë interesin dhe qëndrimin tuaj serioz. Ju duhet të përgjigjeni në të njëjtën formë që keni marrë ftesën. Mesazhet e emailit duhet të përgjigjen në mënyrë elektronike. Nëse aplikanti është i ftuar me SMS, atëherë si përgjigje mund të dërgoni një mesazh në telefon ose telefonatë. Kur bëni një telefonatë, duhet menjëherë të bini dakord për të gjitha aspektet e takimit - kohën, vendin, kushtet.

Rekrutuesi duhet të këshillohet nëse aplikanti do të marrë pjesë në takim. Nëse në fillim keni rënë dakord, por më pas rrethanat ndryshuan, mos u bëni dembel dhe informoni punëdhënësin për këtë. Një telefonatë ose një letër do të krijojë një përshtypje të favorshme për ju dhe nuk do të futeni në listën e zezë nga kompania.

Shembuj të shkrimit të postës elektronike

Ky mund të jetë një email ose një përgjigje ndaj një CV të postuar në internet. Kur i dërgoni një letër një aplikanti me e-mail, duhet të siguroni dorëzimin e saj dhe t'i kërkoni marrësit të japë komente për propozimin e marrë.

Për të mos humbur kohën tuaj, është më mirë të kopjoni gjithashtu informacionin përmes telefonit. Në këtë rast, do të ketë besim se kandidati për pozicionin vakant do të vijë realisht në takim.

Një ftesë për një punëkërkues mund të jetë si kjo:

Shumë sajte pune ofrojnë etiketa biznesi duke përdorur shabllonet e postës elektronike që ata kanë zhvilluar. Në shumicën e rasteve ato duken kështu:

Shembulli 1.

“I dashur Ivan Ivanovich!

Kompania jonë aktualisht ka një vend të lirë pune për Administrator të Sistemit. Ne e patëm interesante përvojën e punës që përshkruani në CV.

Për të caktuar një intervistë, ju lutemi na kontaktoni në numrin e mëposhtëm."

Kjo është e përshtatshme për punëdhënësin, por një kandidat që po kërkon në mënyrë aktive merr dhjetëra letra të ngjashme.

Përveç kësaj, nëse imagjinoni se një letër e tillë do të merret nga një aplikant 22-vjeçar pa përvojë pune, do t'i duket e palogjikshme. Ai ka shumë të ngjarë të arrijë në përfundimin se rezymeja e tij nuk është lexuar duke dërguar një postim masiv dhe do ta lërë ftesën pa përgjigje.

Qasuni individualisht ftesës për intervistë.

Një qasje individuale do të ndihmojë për të tërhequr vëmendjen e tij.

Para së gjithash, është e nevojshme të studiohet CV-ja e kandidatit, dhe në ftesë të vendoset theksi i duhur tek motivimi: rëndësia e pozicionit, niveli i autoritetit, sasia e të ardhurave, një paketë e zgjeruar sociale, sigurimi mjekësor, etj. .

Shembulli 2.

“Ivan, mirëdita!

Kompania jonë aktualisht ka një vend të lirë pune për Menaxher HR. Ne jemi të interesuar për CV-në tuaj dhe ju ftojmë të merrni pjesë në konkurs për këtë pozicion. Informacione të detajuara për kërkesat dhe kushtet e punës mund të gjeni në linkun....

Nëse jeni të interesuar, do të jemi të lumtur t'ju shohim në zyrën e kompanisë që ndodhet në. Nëse keni ndonjë pyetje, mund të kontaktoni menaxherin e burimeve njerëzore. Kalofshi një ditë të mbarë!"

Avantazhet e një ftese me shkrim për një intervistë me email:

kursimi i kohës së rekrutuesit, i cili është i vlefshëm gjatë përzgjedhjes masive kur është e nevojshme të krijohet një "gyp i gjerë i rezymeve hyrëse";
aftësia për të dërguar një lidhje me informacionin në lidhje me kompaninë, "shitur" një vend të lirë pune;
respektimi i kohës së kandidatit, i cili gjithashtu mund të jetë në vendin e punës në momentin e thirrjes dhe mund të mos ketë mjete për të regjistruar kohën dhe vendin e intervistës;
aftësia për të bashkangjitur një lidhje me testimin profesional;
mundësia për të kërkuar rekomandime nëse kandidati nuk është i gatshëm të marrë në konsideratë ofertën vetë. (Për shembull: "Nëse kërkimi i një pune nuk është i rëndësishëm për ju, do të ishim mirënjohës për rekomandimet nga specialistë nga kontaktet tuaja profesionale.")

Si të ftoni me telefon?

Një ftesë telefonike është një metodë që është gjithmonë e rëndësishme, pasi është e besueshme. Duke ftuar një kandidat me telefon, mund të jeni i sigurt se ai ka dëgjuar informacione të reja, mund të merrni një përgjigje të shpejtë prej tij dhe të bini dakord për një kohë për intervistën.

Përdorimi i telefonit preferohet kur punoni me kandidatë për poste të larta ose specialistë të rrallë. Vëmendja personale do të garantohet.

Për më tepër, shpesh ekziston nevoja për të sqaruar pikat thelbësisht të rëndësishme dhe vetëm atëherë të merret një vendim për një takim personal.

Dakord me telefon:

Data dhe ora;
person kontaktues;
kontaktet - telefon ose email;
adresa ku do të zhvillohet takimi;
si dhe çfarë të arrijmë atje;
Çfarë duhet të marrë aplikanti me vete?

Një shembull i një dialogu kur ftohet në një intervistë telefonike:

Për shembull, zhvendosja e mundshme e kandidatit ose niveli i pritshëm i të ardhurave. Skenari për një bisedë të tillë mund të duket si ky:

Shembulli 3

“Mirëdita, Ivan! Emri im është Maria, unë jam menaxhere e burimeve njerëzore në Europlast.

Faleminderit për përgjigjen tuaj për vendin tonë të lirë.

Jeni rehat duke folur tani? Sa i rëndësishëm është kërkimi juaj i punës për ju? A jeni gati të konsideroni lëvizjen në një qytet tjetër?”

Një shembull tjetër se si mund të strukturoni një bisedë telefonike me një punëkërkues:

Shembulli 4

"Përshëndetje, Olga Vladimirovna! Emri im është Natalya, jam specialiste e burimeve njerëzore në Interplus.

Jemi të interesuar për CV-në tuaj të dërguar në përgjigje të konkursit për menaxher shitje.A jeni duke kërkuar punë aktualisht?

Ju ftojmë në një intervistë me shefin e departamentit të shitjeve më 4 shtator në orën 14.00. A është kjo kohë e përshtatshme për ju?..."

Nëse jeni të ftuar me telefon për intervistë, dërgoni gjithashtu detajet e kontaktit të personit që ju takon, adresën dhe orën, të pranueshme me SMS.

Rregullat e mirësjelljes kërkojnë nevojën për të përcaktuar rregullat e takimit - kohën që do të marrë intervista.

Mos harroni për dokumentet që mund të kërkohen, për shembull, për të marrë një kalim në territorin e ndërmarrjes ose konfirmimin e kualifikimeve.

Një theks në përzgjedhjen konkurruese është i nevojshëm për çdo formë ftese. Kjo do të mbrojë punëdhënësin nga pretendimet e aplikantit në rast të një vendimi negativ për kandidaturën e tij.

Është e rëndësishme të mbani mend se legjislacioni federal detyron punëdhënësin të njoftojë kandidatin për arsyet e refuzimit të punësimit brenda 7 ditëve nga data e takimit.

Mesazh me SMS

Ftesa e aplikantëve me SMS nuk është mënyra më e mirë për të komunikuar me një kandidat për një pozicion.

Kjo metodë mund të përdoret në raste ekstreme. Për shembull, për të sqaruar informacionin nëse keni rënë dakord paraprakisht që informacione shtesë të dërgohen me SMS. Kjo metodë mund të përdoret gjithashtu nëse nuk jeni në gjendje të kontaktoni personin me telefon.

Shembull i një mesazhi ftese me SMS: