Как да отговорите на покана за интервю. Как ефективно да напишете покана за интервю

Писмото за потвърждение е съобщение от едно лице до друго, че предварително постигнатите договорености са напълно приети. В същото време това е израз на благодарност за вашето сътрудничество (покупка, резервация). В бизнес средата е обичайно всяка транзакция или нейният отделен етап да се извършва с писмено потвърждение, тъй като това е електронният потомък на „думата на честния търговец“.

Едно обикновено писмо за потвърждение в бизнес среда служи не само като знак на любезност, но и като напълно официален документ. От гледна точка на гражданското право имейлът за потвърждение е официален документ, който поставя в писмена форма предварително постигнати споразумения между две страни.

Случаи, в които се пише и изпраща писмо за потвърждение

Писмото за потвърждение има много други цели и функции.

Популярните теми включват:

получаване на поръчка/плащане;
приемане на малки промени в предварително постигнати договорености - особено в сферата на услугите и туризма;
съгласие за среща (в същото време – удобно напомняне за приложения за управление на времето).

Основната цел на всеки вид писмо за потвърждение е взаимното съгласие на двете страни относно постигнатото споразумение и неговите индивидуални условия. По правило всички условия на сделката (или друго споразумение) са споменати в предишни писма по същата тема. Удобно е да имате под ръка всички договорени условия и нюанси в един документ, особено при продължителна кореспонденция с много съобщения.

В много случаи писмото за потвърждение служи и като визуално доказателство, удобно и за двете страни, в спорове на тема „не сме се разбрали така!“ Дори не говорим за опити за нечестна транзакция, а за дреболии като уговорената дата и час и други дребни условия.

Защо наистина е необходимо потвърдително съобщение, дори в очевидни ситуации? Спомнете си как след дълга задача компютърът весело докладва на собственика за нейното завършване: „Всичко е готово, щракнете върху OK, за да продължите.“ Това също е вид потвърждение, макар и от IT сферата. Такава едва забележима дреболия ви позволява да разсеете и най-малките остатъци от съмнение - всичко наистина е готово; това не е просто пауза в дълъг процес. Това е финалът, към който се стремяха и двете възложителски организации. Писмото за потвърждение е толкова необходимо, колкото и точката в края на изречението.

Корпоративното лого е задължителна част от „хартиения“ формат за потвърждение. В допълнение към маркетинговия компонент на логото, това е знак за официалност. Други необходими данни са трите имена на подателя и получателя, адреси и телефони.

В електронната сфера всичко е умишлено опростено. Въпреки че имейл съобщенията могат да бъдат допълнени с изображение на бланка и цветни шрифтове във всички нюанси, такива писма не са много приети сред бизнесмени и професионалисти. Най-добрият вариант е обикновен обикновен текст без излишни украшения. Ако е необходимо, удебелен шрифт, подчертаване или курсив са приемливи. Ако получателят се намира извън рускоговорящите страни, по-добре е да промените кавичките „“ на двойни кавички „“ и да използвате иконата за хеш # вместо цифровия символ No.

Добре дошла част

Рускоезичното „Уважаеми...“ на английски звучи като „Уважаеми...“. Въпреки че това не е буквален превод, това е думата, която често се използва в кореспонденцията.

Ако кореспонденцията вече е продължила известно време, тогава е малко вероятно да използвате прекалено учтивото „г-н/госпожо“. По-добре е да наричате човека по име, без да споменавате фамилията. Изглежда малко по-малко официално, но в много случаи по-топло и искрено. Основното правило е да наричате човек така, както бихте се обърнали към него в устен разговор или по телефона.

И още малко за англоезичната кореспонденция: Mr./Mrs./Ms. - само с главна буква, под формата на съкращение и точка в края му. Ако се обръщате към жена, която не познавате добре и чието семейно положение не ви е известно, трябва да използвате думата Mrs.

Основна част на писмото за потвърждение

Най-хубавото на писмата за потвърждение е, че са кратки и стегнати. Няма нужда да изброявате отново условията - достатъчно е просто да потвърдите всички предишни споразумения. Уводните изречения са излишни, подробностите не са важни. В първото изречение посочваме потвърдителния характер на съобщението. Може би за удобство на събеседника някои подробности ще бъдат полезни - датата и часа на събитието, други условия, които той трябва да изпълни.

Идеалното първо изречение трябва да започва с тези или подобни фрази:

Искам да потвърдя...
Това писмо потвърждава...
Потвърждавам...

Ако споразумението предполага изпълнението от страна на клиента на някои допълнителни условия/задължения, струва си да напомните за това, без да се страхувате да изглеждате досадни. Приемливо е дори да поискате потвърждение за „отговор“.

Последната част преди сбогом и информация за контакт е предложение за свободна връзка с вас (или друг служител на компанията) в случай на недоразумение. Би било полезно да се уточнят телефони и адреси за такива случаи. Допълнителното доверие на клиентите е умен маркетингов ход.

Заключителна част

На Ваше разположение,
Най-добри пожелания,
Благодаря ти,
и така нататък.

Дългогодишен бизнес партньор определено ще оцени по-топъл завършек като „Приятен уикенд за вас – беше трудна седмица, но винаги е удоволствие да говоря с вас.“ Не трябва да пишете дълги фрази - достатъчен е мек намек за „електронно ръкостискане“ заедно с мила усмивка.

Име заедно с фамилия и длъжност след този ред. Последният акорд на едно правилно писмо за потвърждение са данните за контакт, дори ако те вече са известни на бизнес партньора.

Грешки при писане на писмо

В допълнение към правилата за писане на писмо за потвърждение, ще разгледаме основните грешки при съставянето му:
Прекалена фамилиарност вместо искрен ентусиазъм и любезен тон. Приемливо е да поздравите събеседника си с по-малко официалното „Уважаеми Сергей“ вместо „Уважаеми г-н Сергей Иванов“. Но не можете да се наведете до „Серьожа“.
Постоянно обръщане към вас с главна буква. Онези, които разбират много от тънкостите на филологията, ще се усмихнат снизходително на тази често срещана стилистична грешка; За тези, които не знаят, такива малки неща обикновено не са важни.
Твърде дълго съобщение, прекалено дълга уводна част. Всички условия вече са обсъдени - говорим само за тяхното потвърждаване.
Липса на ентусиазъм. Дори строго официално съобщение за потвърждение трябва да бъде разредено с фина проява на топлина. Един удивителен знак след последното „Благодаря!“ е в състояние да покаже духовната природа на писането на обикновено писмо. В крайна сметка работата е по-близо от всякога до завършване. Това е от полза за вас, иначе защо трябваше да го правите?

Образци на писма за потвърждение

Универсален шаблон за писмо за потвърждение

Удобен шаблон за всички случаи - от потвърждение за плащане до благодарствено писмо, уведомяващо, че транзакцията е завършена. Излишните части могат да бъдат премахнати.

_______ (дата на)

_______ (адрес)
Уважаеми _________,

С това писмо искам да потвърдя, че нашите споразумения в кореспонденция са напълно валидни, а също и ______________________.

Като напомняне, трябва да _______________ до (дата), за да започнете процеса.

Ако имате въпроси, моля свържете се на следните телефони: (тел.)
Моля, потвърдете още веднъж, че сте съгласни с всички правила и условия.

На Ваше разположение,
Пълно име, длъжност, име на организация,
Данни за контакт.

Потвърждение за резервация на туристически услуги

Трябва да обърнете внимание на детайл, който е изключително важен за целия маршрут: мениджърът отново поиска часа на пристигане на туриста и номера на полета. Добър маркетингов трик е да поискате телефонен номер „за всеки случай“. Сега туристът ще се чувства малко по-уверен на непознато място.

Уважаеми ___,

С това съобщение потвърждавам, че вашият туристически маршрут е напълно резервиран според нашата кореспонденция. Маршрутът ще започне със срещата ви на летището в ___. Номер на полета: ___, пристигане в xx:xx (дата). Шофьорът ще ви откара до хотела, след което всичко ще бъде по програмата.

В случай на проблеми, моля, обадете ми се на: _____. Препоръчвам да запазите телефонния си номер. Въпреки че вашето взимане от летището и други услуги са напълно потвърдени, можете да се свържете с мен, ако имате въпроси.

Пожелавам ви успешно пътуване и нашият персонал ще направи всичко възможно да го направи приятно.

Моля, потвърдете отново номера на полета и часа на пристигане.

Най-добри пожелания,
Име, длъжност, име на фирма.
Данни за контакт.

Пример за писмо, потвърждаващо бизнес среща

Кратко, но стегнато потвърдително писмо за бизнес среща (интервю).

Уважаеми ___,

Очаквам с нетърпение нашата среща, която, както си спомняте, сте насрочили за (дата). Ще бъда във вашия офис в (час) на (адрес), за да се срещна с вас или вашите колеги. Благодаря ви за възможността да се срещнем.

Ако е необходимо да отложим срещата ни, моля да ме уведомите по имейл или по телефона (телефон).

На Ваше разположение,
Пълно име, длъжност, фирма.

Най-вероятно, тъй като живеем в ерата на модерните технологии, ще ви бъде изпратена покана по имейл, чрез социални мрежи или специални услуги за търсене на работа. Ето защо първият въпрос, който възниква е как да отговорите на покана за интервю по имейл?

Тъй като трябва да сте перфектни в абсолютно всичко пред потенциален работодател, трябва да знаете колко време трябва да изчакате, преди да отговорите, за да оставите най-приятното впечатление за себе си.

Или може би трябва да отговорите възможно най-бързо?

Не, трябва да изчакате поне ден или половин ден, след като прочетете това съобщение. Така ще покажете на специалиста от HR отдела, че не сте обикновен човек без работа и перспективи, който грабва всяка възможност, а сериозен млад човек, който дори може да е зает.

Тоест, ако прочетете писмото с покана в началото на деня, тогава отговорете само вечерта и ако сте получили отговор в края на деня, отложете отговора до сутринта на следващия ден. Това не само ще покаже, че сте сериозни, но и ще ви даде малко време да помислите дали имате нужда от това място.

Дори този половин ден, който ви остава, ще ви помогне много да мислите за свободното място, защото най-вероятно, ако позицията е отговорна и доходоносна, ще прехвърляте в главата си десетки пъти условията, предоставени от работодателя с вашите идеи за идеалното място за работа.

И ако има две или повече предложения, тогава ще прекарате почти цялото време, определено за мислене, сравнявайки ги още повече, защото идеални работни места не съществуват и всички те, по един или друг начин, имат определени недостатъци, сред които ще трябва да изберете най-малко отвратителния.

Опитайте се да намерите възможно най-много отзиви и обща информация за компанията, за да не само решите дали да отидете на интервю, но и да избегнете неприятности по време на интервюто.

Как да кандидатствам?

Във всеки случай, независимо дали кандидатствате или не, трябва да напишете писмо, за да направите добро впечатление за себе си, дори и да не искате да работите за тази компания - добрата репутация сред работодателите винаги е важна.

Положителен отговор

Ако сте доволни от всичко, просто подпишете, че сте получили писмото и ще дойдете на интервюто в определеното време (ще научите какво да правите, ако закъснеете и как правилно да пренасрочите интервюто, ако е необходимо).

Важно е да се отбележи, че въпреки че писмото трябва да е доста сериозно, то не трябва да съдържа суха официалност, тъй като това веднага ще отблъсне от вас специалиста, който провежда интервюто.

Но разбира се, опитайте се да пишете без познания, тъй като все още не сте роднини или близки приятели, за да общувате по този начин.

Отговор на покана за интервю, проба:

„Уважаема Людмила Владленовна [Въведете името на лицето, на което пишете отговора вместо името],

Получих твоето писмо. Благодаря за поканата. Със сигурност ще бъда на интервюто в уречения час.

На Ваше разположение,

Както можете да видите, добър отговор, който със сигурност ще направи силно впечатление на вашия интервюиращ, не е никак труден. Въпросът, разбира се, не е, че този текст има някакво магическо значение, далеч от това.

Просто повечето кандидати изобщо не пишат писма с отговори, а значителен брой кандидати за работа обикновено, дори и да знаят за необходимостта да напишат нещо, обикновено изпращат огромни обемисти писма с ненужни подробности, благодарности и т.н.

На фона на всичко това ще изглеждате поне представително.

Отрицателен отговор

Добре, ако не сте харесали нещо в офертата за работа, тогава вероятно не трябва да пишете нищо, нали?

Всъщност дори в този случай не трябва да оставяте „на английски“.

В края на краищата все още имате шанс да получите нужните условия на работа или поне да направите трайно впечатление, тъй като много компании, особено компаниите за подбор на персонал, работят много тясно помежду си и могат, ако ви направят добро впечатление, препоръчам ви на някой друг някой ден

Така, какво трябва да напишете в писмо за отказ?или друг пример за отговор на покана за интервю:

„Здравейте, Людмила Владленовна [Въведете името на лицето, на което пишете отговора вместо името. Както виждате, началото е напълно идентично].

Получих вашата покана, но не мога да я приема. Работата е там, че не съм доволен от [Тук избройте всичко, което не ви хареса в офертата за работа]. Ще се радвам да получа [Тук избройте всичко, което желаете извън посоченото в офертата за работа]. Очаквам с нетърпение нашето сътрудничество.

На Ваше разположение,

[Вашето име, фамилия, подпис и дата]"

Не мога да гарантирам, че дори след такъв почти идеален отговор някои условия ще се подобрят за вас или изобщо ще се случи нещо, но вероятността от благоприятен изход за вас, когато няма да останете просто невидим човек, който се е слял със сивото маса кандидати, е изключително висока.

Какво да не правим?

Основното нещо е да запомните, че в такова писмо не трябва да си позволявате да бъдете твърде познати: бъдете познати, шегувайте се, използвайте различни жаргони, а също и псувни. Опитайте се да не използвате огромен брой епитети и също така не наливайте вода, защото типичният специалист по човешки ресурси няма много време да чете вашия литературен шедьовър.

Надявам се, че тази статия ще ви помогне да се подготвите добре за мечтаното търсене на работа, защото сега ясно знаете какво да отговорите, когато бъдете поканени на интервю. Основното нещо е да запомните, че дори и да не сте били приети за една работа, опитайте друга и ще успеете!

Търсенето на работа е важна част от нетуъркинга, изграждането на мрежа от полезни бизнес контакти.

Репутацията на кандидата за контакт ще помогне за установяване на дългосрочни отношения. Ето защо, дори ако офертата не е интересна, е необходимо да се състави учтив отговор на работодателя на неговата покана.

Как да отговорите правилно на поканата на работодателя за интервю?

Вижте примери за отговори на кандидати на покана на организация по-долу.

Често търсещият работа чува покана за среща от работодател по телефона. В този случай трябва учтиво да благодарите за обаждането и проявеното внимание и да отговорите на обаждащия се истината за възможността да дойдете в определеното време.

Трябва да слушате каква дата и час назначава вербовчикът. Ако това време не е подходящо, трябва незабавно да поговорите за това и да определите време, което е по-удобно и за двете страни. Отлагането на интервю е нормално явление; работодателят няма да се обиди от честния отговор на кандидата, че може да дойде в друг ден или по друго време.

Пример за телефонен разговор е представен по-долу:

Как да отговоря правилно по имейл?

Големият обем работа, който извършва рекрутерът, не му позволява да запомни всеки кандидат, но като се имат предвид съвременните технологии, това вече не е необходимо.

Сайтовете за работа предоставят на рекрутера възможност да оставя коментари към всяка автобиография, която ще бъде достъпна само за служители на компанията.

В допълнение, модерните инструменти за автоматизация на подбора ви позволяват да правите важни бележки, например за това какви оферти са подходящи за всеки кандидат, дали е готов да се премести и какво ниво на мотивация обмисля.

Ако се появи нова свободна позиция, изборът на такива автобиографии е първото нещо, което специалистът по подбор прави.

Следователно пренебрегването или твърде експресивният отговор на предложение за работа и покана за интервю би било грешка, дори и да изглежда нерелевантно на очакванията.

Образци на съгласие

Отговорът на кандидата на поканата трябва да отговаря на правилата на бизнес етикета и може да звучи така:

Образец на съгласиеза покана за интервю:

"Добър ден! Благодаря за поканата! Позицията, която предлагате ми е интересна. Ще се радвам да обсъдим подробностите на лична среща. Потвърждавам обявената дата и час на интервюто.”

Ако датата не е посочена, тогава работодателят е готов да даде на кандидата правото да я определи. В този случай можете да предложите времеви диапазон:

„Имам възможност да се срещнем на 15.01.2019 г. и 16.01.2019 г. следобед.“

Пример за имейл отговор:

Примери за отказ от среща

Отговорът на работодателя може да бъде не само положителен, но и отрицателен.

Напълно възможно е кандидатът да не се интересува от предложената свободна позиция и да не иска да дойде на интервю. В този случай работодателят следва да отговори на поканата му с разумен и любезен отказ.

Примерен отказот покана за интервю:

"Добър ден! Благодаря за поканата и интереса към моя опит! За съжаление се налага да отменя срещата, тъй като търсенето на работа не е актуално за мен в момента. Ако възникне такава необходимост, ще се радвам да продължим сътрудничеството!“

Ако марката на работодателя е интересна, но офертата не отговаря на очакванията по отношение на ниво на авторитет, доход или други точки, можете също да посочите това в писмото за отговор и да отговорите по следния начин.

Пример за обоснован отказ:

"Добър ден! Благодаря за поканата и интереса към моя опит! Компанията Eurostar е много привлекателна за мен като работодател. Но задълженията, които имам към семейството си, ме принуждават да откажа предложението. В момента нямам възможност да пътувам дълго време в командировки. Ще се радвам да разгледам свободните места в графика от 9.00 до 18.00 часа.”

Ако свободното място не е интересно, това не изключва работата в мрежа. Напротив, мениджърът по човешки ресурси ще бъде благодарен за препоръките на качествен кандидат и ще отбележи лоялност към компанията.

Много компании имат специални програми за препоръки, участието в които може да донесе допълнителен доход.

Можете да декларирате готовността си да помогнете в писмо и можете да отговорите така.

"Добър ден! Благодаря за поканата и интереса към моя опит! За съжаление се налага да отменя срещата, тъй като търсенето на работа не е актуално за мен в момента. Готов съм да Ви препоръчам специалист със сходни компетенции и трудов стаж.”

Пренасрочване на среща

Има ситуации, когато времето за среща трябва да бъде пренасрочено. Етикетът предполага, че обаждането е подходящо само при спешни случаи.

В други случаи искането за отлагане на интервюто може да бъде заявено в писмо; вижте по-долу как можете да отговорите на поканата в този случай.

Отговор на покана за пренасрочване на интервюто:

„Мария, добър ден! Разбрахме се за интервю утре, 15 февруари от 14.00ч. Поради голямото натоварване Ви моля да пренасрочите срещата за понеделник, 20 февруари по същото време. Готов съм да обмисля други опции следващата седмица. Бих искал да потвърдя интереса си към позицията и да се извиня за неудобството, което това може да причини.“

Във всички случаи отговорът на поканата на работодателя за интервю трябва да бъде кратък и да не съдържа информация, която не е свързана с темата.

Например, ако трансферът или отказът са свързани с лични обстоятелства, не трябва да съобщавате на мениджъра по човешки ресурси всички подробности, достатъчно е учтиво, дискретно съобщение.

Поканата за интервю е вид визитна картичка на компанията.

Всяка организация е свободна да го проектира по свой начин.. Няма общ канон за композицията.

Но ако компанията, която е отворила свободното място, се позиционира като сериозен работодател и предявява високи изисквания към кандидатите, тогава самата тя трябва да подходи много внимателно към въпросите за наемане и стриктно да спазва бизнес етикета.

Първото впечатление на потенциалния служител за работодателя се формира от комуникацията с работодателя. Правилната форма на покана, уникален текст на обръщението, цялостният комуникационен процес – всеки малък детайл е важен за намирането на идеалния служител.

Как се форматира?

Поканата за интервю изглежда различно в зависимост от обстоятелствата.:

писмено;
орален;
чрез SMS съобщение.

Има само едно изискване: дизайнът е издържан в строг бизнес стил, текстът е лаконичен и надежден.

Не се допускат правописни грешки. Ако текстът на поканата не оставя двойно впечатление у кандидата и е труден за възприемане, това е лоша покана. Трябва да се смени.

Шаблонните покани не са опция за сериозна организация. По-добре е да ги вземете като проба и да ги преработите, като добавите уникално съдържание.

Как да съставя писмо?

Съгласно общоприетите правила, поканата съдържа следната информация:

Име на компания.
Адрес на организацията, където ще се проведе интервюто, с посочване на номера на офиса. Ако пътуването е трудно, струва си да начертаете карта на маршрута, за да насочите кандидата.
какво е необходимо при първата среща: автобиография, дипломи, трудова книжка, паспорт и др.
Конкретна дата и час.
Данни за контакт с наемателя.
Линк към сайта на организацията, за да може кандидатът да се запознае с евентуалните специфики на работата.

Струва си да посочите заглавието на длъжността и предложената заплата. Кандидатът е поканен едновременно на различни места. Това го улеснява да вземе решение за офертата и работодателят няма да губи време в чакане, ако кандидатът изведнъж реши да не дойде.

Поканата съдържа цялата необходима информация. След като го прочете, кандидатът трябва да разбере кой го е поканил, къде, за колко часа е насрочена срещата и т.н.

Примерна покана:

Уважаеми Захар Петрович!

Компанията Stroystil LLC получи отговор от вас за свободното място „Програмист“. Ние внимателно прегледахме вашата автобиография. Ние вярваме, че вашите знания и опит отговарят на заявените от нас изисквания.

Каним ви на интервю със специалист по човешки ресурси на 1 август 2016 г. от 15.00 часа на адрес: Уфа, ул. Пушкина, 201, офис 5.

Моля, носете със себе си копие от вашата автобиография и паспорт.

Ако имате допълнителни въпроси, моля обадете се на ****.

С уважение, HR специалист на Stroystil LLC Екатерина Хисаева

Как да поканим?

По телефона

Покана за телефонно интервю е най-удобна за специалист по подбор на персонал. Но за кандидата това може да създаде редица трудности.

Понякога обаждането на работодателя идва в напълно неподходящо време, например, докато пътувате в градския транспорт.

Понякога нямате химикал и хартия под ръка и няма къде да запишете информация за местоположението на организацията.

Как правилно да поканите за интервю по телефона? Рекрутерът трябва да се придържа към определен сценарий, когато изразява покана за интервю.

Най-удобният начин е да създадете примерна покана за телефонно интервю, специален скрипт за разговор.

Представете се, като посочите вашата организация, вашето име и длъжност.
Попитайте дали е удобно за кандидата да говори. Ако не, тогава отложете разговора за по-късен момент.
Посочете целта на вашето обаждане (Например, вие отговорихте на нашата свободна позиция „Секретар“. Вашата автобиография ни заинтересува и бихме искали да ви поканим за лична комуникация).
Ако кандидатът е съгласен, посочете адреса. Няма да е излишно да изясните по кои маршрути да се обърнете към организацията, като първо попитате кандидата от коя част на града ще пътува. Дайте указания, за да може по-лесно да намери заведението, което търси.
Посочете списъка с документи, които трябва да вземете със себе си.

Ако организацията има система за пропуск, струва си да предупредите кандидата за това предварително, за да може да изчисли времето, необходимо за издаване на пропуск и да не закъснява за срещата.

Опитните рекрутери определено ще попитат дали всичко е ясно на събеседника. Има ли въпроси по темата?

При покана по телефона трябва да сте готови да отговорите на допълнителни въпроси от кандидата. Колкото и странен да изглежда въпросът, вербовчикът трябва да отговори на него в рамките на своята компетентност, поддържайки приятелски тон.

Като напиша писмо

Поканата чрез писане на писмо отнема твърде много време и се използва в изключителни случаи.

Най-често този метод се използва при комуникация с кандидати от други региони или при търсене на специалисти в редки професии, които изискват специален, индивидуален подход.

Чрез имейл

За да представите организацията от нейна страна и да получите идеалния служител, не е достатъчна само една добре написана покана. Самото интервю трябва да бъде структурирано правилно, а отговорите на кандидата на интервюто трябва да бъдат правилно оценени. Такива публикации ще помогнат на работодателите да направят всичко правилно.

Необходимостта от изготвяне на покана за интервю възниква за работодателите както в отговор на автобиография, изпратена за свободно работно място, така и при самостоятелно търсене на ценен специалист, например, като се използва база данни с автобиографии на кандидати. Рекрутерът може да покани служител чрез обаждане, писане на имейл или изпращане на SMS - необходимите образци могат да се видят по-долу.

Най-удобният и бърз начин е телефонното обаждане. Понякога дублира електронния отговор на имейла на заявителя. Поканата по имейл и SMS не винаги е оправдана, тъй като не гарантира точното пристигане на кандидата на срещата, реакцията на лицето не е предвидима, може би тази свободна позиция вече не е актуална за него, но работодателят няма да знае за това.

Оценката на кандидата за предложението се извършва още на етапа на покана за свободното място.

Много специалисти по подбор на персонал се сблъскват със ситуация, в която кандидатът пренебрегва писмата с покани или по-често не се явява на интервю. Вместо да обвинявате кандидата, че не е задължителен, струва си да анализирате поканата за грешки.

При публикуване на автобиография кандидатът има възможност да посочи предпочитания от него начин на комуникация (телефон или имейл) и удобно време за обаждане.

Ако не търси активно работа и бъде намерен чрез HeadHunting или Executive search, тогава е приемливо да използва социални мрежи (Facebook, LinkedIn) или комуникатори (Telegram, Viber).

Можете да изпратите SMS покана по телефона, но за предпочитане е лично обаждане или имейл.

Определено трябва незабавно да изпратите отговора си на работодателя, това ще покаже вашия интерес и сериозно отношение. Трябва да отговорите в същата форма, в която сте получили поканата. На имейл съобщенията трябва да се отговаря по електронен път. Ако кандидатът е поканен чрез SMS, тогава в отговор можете също да изпратите съобщение до телефона или да се обадите. При провеждане на телефонен разговор трябва незабавно да се договорите за всички аспекти на срещата - време, място, условия.

Рекрутерът трябва да бъде уведомен дали кандидатът ще присъства на срещата. Ако първоначално сте се съгласили, но след това обстоятелствата са се променили, не бъдете мързеливи и информирайте работодателя за това. Едно обаждане или едно писмо ще създаде благоприятно впечатление за вас и няма да бъдете в черния списък на компанията.

Примери за писане на имейл

Това може да е имейл или отговор на автобиография, публикувана онлайн. Когато изпращате писмо до кандидат по имейл, трябва да осигурите доставката му и да помолите получателя да предостави обратна връзка относно полученото предложение.

За да не си губите времето, по-добре е допълнително да дублирате информацията по телефона. В този случай ще има увереност, че кандидатът за свободната позиция наистина ще дойде на срещата.

Покана за търсещ работа може да изглежда така:

Много работни сайтове предлагат бизнес етикет, като използват имейл шаблони, които са разработили. В повечето случаи те изглеждат така:

Пример 1.

„Уважаеми Иван Иванович!

В момента нашата фирма има свободна позиция за системен администратор. Намерихме трудовия опит, който описахте в автобиографията си, за интересен.

За да насрочите интервю, моля свържете се с нас на посочения по-долу номер."

Това е удобно за работодателя, но кандидат, който активно търси, получава десетки подобни писма.

Освен това, ако си представите, че такова писмо ще бъде получено от 22-годишен кандидат без трудов стаж, това ще му се стори нелогично. Той най-вероятно ще заключи, че автобиографията му не е била прочетена, като изпрати масово писмо и ще остави поканата без отговор.

Подходете индивидуално към поканата за интервю.

Индивидуалният подход ще помогне да се привлече вниманието му.

На първо място е необходимо да се проучи автобиографията на кандидата и в поканата да се постави правилният акцент върху мотивацията: важността на позицията, нивото на авторитет, размера на дохода, разширен социален пакет, медицинска застраховка и др. .

Пример 2.

„Иван, добър ден!

В нашата компания в момента има свободна позиция за мениджър Човешки ресурси. Интересуваме се от вашата автобиография и бихме искали да ви поканим да участвате в конкурса за тази позиция. Подробна информация за изискванията и условията на работа можете да намерите на линка....

При проявен интерес ще се радваме да Ви видим в офиса на фирмата на ул. Ако имате въпроси, можете да се свържете с мениджъра по човешки ресурси. Приятен ден!"

Предимства на писмена покана за интервю по имейл:

спестяване на време за набиране на персонал, което е ценно по време на масов подбор, когато е необходимо да се създаде широка „фуния от входящи автобиографии“;
възможност за изпращане на връзка към информация за компанията, „продаване“ на свободна позиция;
зачитане на времето на кандидата, който също може да е на работното място по време на обаждането и да няма средства за записване на часа и мястото на интервюто;
възможност за прикачване на връзка към професионално тестване;
възможността да поискате препоръки, ако кандидатът не е готов да обмисли офертата сам. (Например: „Ако търсенето на работа не е подходящо за вас, ще бъдем благодарни за препоръки от специалисти от вашите професионални контакти.“)

Как да поканим по телефона?

Телефонната покана е метод, който винаги е актуален, тъй като е надежден. Като поканите кандидат по телефона, можете да сте сигурни, че той е чул нова информация, можете да получите бърз отговор от него и да договорите час за интервюто.

Използването на телефон е за предпочитане при работа с кандидати за високи позиции или редки специалисти. Лично внимание ще бъде гарантирано.

Освен това често има нужда да се изяснят фундаментално важни моменти и едва след това да се вземе решение за лична среща.

Съгласете се на телефон:

дата и час;
лице за контакт;
контакти - телефон или имейл;
адрес, на който ще се проведе срещата;
как и какво да стигнем до там;
Какво трябва да вземе кандидатът със себе си?

Пример за диалог при покана на телефонно интервю:

Например възможното преместване на кандидата или очакваното ниво на доходите. Сценарият за такъв разговор може да изглежда така:

Проба 3

„Добър ден, Иване! Казвам се Мария, аз съм мениджър човешки ресурси в Европласт.

Благодарим ви за отговора на нашата свободна позиция.

Удобно ли ви е да говорите сега? Колко важно е търсенето на работа за вас? Готов ли си да обмислиш преместване в друг град?“

Друг пример за това как можете да структурирате телефонен разговор с търсещ работа:

Проба 4

„Здравейте, Олга Владимировна! Казвам се Наталия, специалист съм по човешки ресурси в Интерплюс.

Интересуваме се от вашата автобиография, изпратена в отговор на обявата за мениджър продажби Търсите ли работа в момента?

Каним ви на интервю с ръководителя на отдел продажби на 4 септември от 14.00 часа. Това време удобно ли ви е?..."

Ако сте поканени по телефона за интервю, изпратете допълнително координати на лицето, което ще ви посрещне, адрес и час, приемливо чрез SMS.

Правилата на етикета налагат необходимостта да се определят правилата на срещата - времето, което ще отнеме интервюто.

Не забравяйте за документите, които може да са необходими, например за получаване на пропуск на територията на предприятието или потвърждение на квалификация.

Акцентът върху конкурентния подбор е необходим за всяка форма на покана. Това ще защити работодателя от претенции на кандидата в случай на отрицателно решение по кандидатурата му.

Важно е да запомните, че федералното законодателство задължава работодателя да уведоми кандидата за причините за отказ от работа в рамките на 7 дни от датата на срещата.

Съобщение чрез SMS

Поканването на кандидати чрез SMS не е най-добрият начин за комуникация с кандидат за позиция.

Този метод може да се използва в екстремни случаи. Например, за изясняване на информация, ако предварително сте се съгласили допълнителната информация да бъде изпратена чрез SMS. Този метод може да се използва и ако не можете да се свържете с лицето по телефона.

Пример за покана чрез SMS: